WHITEBOX
Beschwerdeverfahren
Beschwerdeverfahren sind wichtige Teile eines effektiven Risikomanagements
Wirksame Beschwerde-, und Hinweisgeber-Mechanismen fungieren als Frühwarnsysteme, die Probleme aufdecken, bevor sie eskalieren. Auf diese Weise können Sie Schäden für Ihr Unternehmen in Form von Schadensersatzzahlungen, Geldbußen oder Reputationsschäden verhindern oder begrenzen.
Beschwerde- und Hinweisportale können ein äußerst effektives und effizientes Instrument zur Analyse von Risiken entlang Ihrer Wertschöpfungskette sein. Darüber hinaus bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, Feedback über die Effektivität ihres Risikomanagements und individuellen Due-Diligence-Prozessen zu erhalten. Damit bilden sie auch einen wichtigen Baustein für die Weiterentwicklung von Risikomanagementsystemen.
Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners wurden im Jahr 2022 42% der berufsbedingten Betrugsfälle durch Meldungen von Hinweisgebern aufgedeckt. Wirksame Whistleblower-Kanäle können auch böswillige Akteure abschrecken, die Angst haben, gemeldet und erwischt zu werden.
WhiteBox wurde für die vollständige Einhaltung der Vorschriften entwickelt:
EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern
Unternehmen, die WhiteBox nutzen, können in 6 Schritten, die innerhalb weniger Minuten und ohne zusätzliches Fachwissen erledigt sind, die vollständige Einhaltung der in den Sorgfaltspflichtbestimmungen für die Lieferkette enthaltenen Verpflichtungen zu Beschwerdemechanismen sowie der geltenden Datenschutzgesetze erreichen!
Eine intuitive Benutzeroberfläche, fertige Berichtsformulare und Richtlinien die sich halbautomatisch erstellen lassen sorgen für eine schnelle und einfache Umsetzung.
WhiteBox unterstützt Sie bei der Einhaltung der Vorschriften und vereinfacht die Einrichtung von Beschwerdemechanismen. Für zusätzliche Hilfe steht Ihnen unser Beraternetz jederzeit zur Verfügung.
Lassen Sie sich von Fachleuten mit jahrzehntelanger Erfahrung Vollumpfänglich beraten
Schulung der Verfahrensverwalter und des leitenden Personals in Bezug auf ihre Pflichten und "best practices"
Aufklärung der Betroffenen über ihre Rechte und wie sie das Verfahren wirksam und angemessen nutzen können
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Im Bereich der Beschwerdemechanismen für Lieferketten ist die Zugänglichkeit des Verfahrens von größter Bedeutung. Der ganzheitliche Ansatz, den WhiteBox in Bezug auf die Zugänglichkeit verfolgt, stellt sicher, dass alle Stakeholder, unabhängig von ihrem Standort, ihrem Hintergrund, ihren Fähigkeiten und ihrem Wissen, den Beschwerdemechanismus effektiv nutzen können.
Durch den branchenführenden Transkriptionsdienst "Whisper", der von OpenAI bereitgestellt wird, verbessern wir den Zugang zum Verfahren für Personen mit eingeschränkter Schriftsprachkompetenz.
Wir überbrücken Sprachbarrieren mit Sofortübersetzungen aus und in über 100 Sprachen (DeepL für 30 unterstützte Sprachen und Amazon Translate für weitere 70). Wo die Automatisierung nicht ausreicht, können menschliche Übersetzungsdienste direkt in die Plattform integriert werden, um Vertraulichkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Wir verwenden Amazon Comprehends Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um persönliche und unternehmensbezogene Informationen zu identifizieren und zu schwärzen, um die Vertraulichkeit in unseren Systemen zu gewährleisten.
After the reports are translated into English and redacted from any personal or company identifying information, they are analysed by various Large Language Models including those provided by the organisations OpenAI and Anthropic.
Auswahl von Unternehmen mit regionaler Expertise zur Unterstützung Ihrer Compliance-Abteilung
Komplette Einrichtung und Verwaltung Ihrer WhiteBox und zusätzliche Beschwerdemechanismen
Hochqualifizierte Beratungsdienste für Beschwerde- und Whistleblowing-Verfahren
WhiteBox ist die einzige Lösung auf dem Markt, die eine nahtlose Integration von direkten und indirekten Lieferanten in Ihren Beschwerdemechanismus ermöglicht.
WhiteBox ermöglicht den Empfang von Beschwerdemeldungen sowohl aus Ihrem eigenen Geschäftsbereich als auch aus Ihrer gesamten Lieferkette. Betroffene Personen müssen lediglich das Unternehmen und die Betriebsstätte benennen, von denen sie betroffen sind. Unternehmen wiederum benötigen lediglich Kenntnisse über ihre direkten Lieferanten.
WhiteBox ermöglicht Zusammenarbeit und Transparenz für Beschwerdeverfahren in der Lieferkette, während identifizierende Daten über Lieferanten und Kunden Ihres Unternehmens für unbefugte Dritte (einschließlich der meldenden Person) durch fortschrittliche digitale Anonymisierungstechnologie verborgen bleiben.
WhiteBox delegiert automatisch die Hauptverantwortung für das Verfahren auf der Grundlage der gesetzlichen Anforderungen und der Faktoren, die die Fähigkeit beeinflussen, auf das Problem möglichst effizient zu reagieren.
WhiteBox ermöglicht es Lieferanten, ihren Ruf zu schützen, indem sie verleumderische Behauptungen, die als Beschwerden getarnt sind, verfolgen und darauf reagieren können.
Die Beteiligten werden aufgefordert, vor der Fertigstellung eines Verfahrens Feedback zu den durchgeführten Maßnahmen zu geben. Darüber hinaus können sie Einblicke in die Gesamtwirksamkeit des Verfahrens geben, um eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an bewährte Verfahren zu gewährleisten.
WhiteBox ermöglicht es, Nachforschungen anzustellen und Rückmeldungen einzuholen, auch wenn keine identifizierenden (Kontakt-)Informationen des Betroffenen vorliegen.
Um eine nahtlose Zusammenarbeit über die gesamte Lieferkette hinweg zu ermöglichen, ohne die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gefährden, schützt WhiteBox die Kunden- und Lieferantendaten Ihres Unternehmens und sorgt dafür, dass sie während der Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.
WhiteBox bietet eine umfassende Lösung für die Automatisierung der Sammlung und Analyse von Daten aus Beschwerden und Rückmeldungen
Automatisches Sammeln umfassender Statistiken zu eingehenden Berichten und zu den Verfahren
Identifizieren Sie mit Hilfe von Daten risikoreiche Sektoren, Regionen, Zulieferer und Ihre eigenen Betriebsstätte
Display and monitor collected statistics in a variety of detailed graphs and charts
Einfacher Export anonymisierter Daten im .csv-Format für die konforme Verwendung und den Import in externe Analyseprogramme
WhiteBox vereinfacht Compliance durch die Automatisierung der Dokumentation des Verfahrens und der entsprechenden Berichte
Unternehmen sind verpflichtet, ihr Beschwerdeverfahren kontinuierlich zu dokumentieren und öffentlich darüber zu berichten. Die Erfüllung dieser Verpflichtungen kann zeit- und ressourcenaufwändig sein. WhiteBox rationalisiert diesen Prozess durch die automatische Dokumentation aller relevanten Informationen und Kennzahlen im Zusammenhang mit Ihrem Beschwerdemechanismus. Mit WhiteBox können Sie leicht auf die Daten zugreifen und diese abrufen, die Sie für die Erstellung umfassender Jahresberichte in voller Übereinstimmung mit den einschlägigen Verpflichtungen benötigen.
WhiteBox ermöglicht die automatische Dokumentation Ihres Beschwerdemechanismus und erstellt ein detailliertes Archiv für Audit-, Berichts- und Analysezwecke.
Jede Maßnahme, die als Reaktion auf eine Beschwerde ergriffen wird, wird in Ihrer unternehmenseigenen Datenbank aufgezeichnet, zusammen mit dem Feedback und der Bewertung der Effektivität, die sowohl von Ihren Verwaltern als auch von den meldenden Stakeholdern abgegeben wird.
Die Sammlung von Informationen und die Erstellung von Texten, die für die ESG- und HREDD-Berichterstattung erforderlich sind, ist automatisiert und kann mit einem Mausklick in einem strukturierten Format heruntergeladen werden.
WhiteBox verfügt über ein hochmodulares Berechtigungsmanagement für Co-Administratoren
Obligatorische Hochsicherheitspasswörter und optionale Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
Anwendung bewährter Verfahren für die Sicherheit der IT-Infrastruktur(klicken Sie hier für weitere Informationen).
Automatische Anonymisierung der Daten zur gesetzeskonformen Weiterverarbeitung
Integration mit Compliance- und
Risikomanagement-Software
Passen Sie jeden Aspekt von WhiteBox an
WhiteBox mit weiterer Software verbinden
Erweitern Sie WhiteBox um zusätzliche Kanäle
Neue Lösungen schaffen
bis zu 49 Mitarbeiter
Unbegrenzte Berichte
Kostenlose Vorlage für Richtlinien
Bis zu 3 Administratoren
30-Tage-Geld-zurück-Garantie
mehr als 50 Mitarbeiter
Unbegrenzte Berichte
Kostenlose Vorlage für Richtlinien
Bis zu 5 Administratoren
60-Tage-Geld-zurück-Garantie
mehr als 250 Mitarbeiter
Unbegrenzte Berichte
Kostenlose Vorlage für Richtlinien
Bis zu 10 Administratoren
90-Tage-Geld-zurück-Garantie
mehr als 1000 Mitarbeiter
Unbegrenzte Berichte
Statistik-Zusatzmodul
Bis zu 25 Administratoren
mehr als 3000 Mitarbeiter
Unbegrenzte Berichte
Statistik-Zusatzmodul
Bis zu 50 Administratoren
Aktiviert die Statistikfunktionen und das Dashboard
Automatisches Sammeln aller Arten von Statistiken in Verbindung mit Berichten
Erstellen Sie alle Arten von Statistiken in Bezug auf die eingereichten Berichte
Möglichkeit, Statistiken in verschiedenen Formaten zu exportieren
Verwenden Sie Ihre Unternehmensdomäne, Ihr Logo und Ihren Namen
Basiert vollständig auf dem WhiteBox-System
Weitere Anpassungen möglich